Ponieważ planowanie dotyczy identyfikacji alternatyw i wyboru najkorzystniejszej opcji, słusznie można je określić jako „najbardziej podstawowe narzędzie funkcji zarządzania.” Planowanie jest więc procesem decydowania o celach biznesowych i wytyczania racjonalnej ścieżki osiągania tych celów.
Planowanie jest podstawową funkcją zarządzania. Żadna organizacja nie może prawidłowo funkcjonować bez właściwego planowania.
Poprzez planowanie menedżer ustala cele organizacji jako całości. Następnie przystępuje do przygotowania swoistego „planu” określającego sposoby osiągnięcia tych celów.
Planowania obejmuje:
- Określenie odpowiednich celów i zadań.
- Określenie działań niezbędnych do osiągnięcia ustalonych celów.
- Wyznaczenie czasu potrzebnego do osiągnięcia celów.
Znaczenie planowania
Planowanie jest kluczem do sukcesu organizacji. W rzeczywistości większość osiągnięć firmy można przypisać starannemu planowaniu. Każdy menedżer jest zobowiązany do planowania. Planowanie ułatwia systematyczne i uporządkowane wykonywania przydzielonych obowiązków.
To w ramach funkcji planowania określa się cele, podejmuje decyzje, sporządza prognozy i inicjuje strategie. Tak więc planowanie nabrało wielkiego znaczenia we wszystkich typach organizacji – biznesowych lub nie-biznesowych, w sektorze prywatnym i publicznym, małym i dużym przedsiębiorstwie.
Dlaczego planowanie jest ważne?
- Dostarczenie podstaw do podjęcia decyzji.
- Koncentracja uwagi na celach.
- Minimalizacja niepewności i ryzyka.
- Dostosowanie się do zmian.
- Zabezpieczenie ekonomii.
- Pomoc w koordynacji.
- Uczynienie kontroli skuteczną.
- Zwiększanie efektywności organizacyjnej.
Proces planowania generuje celowe i uporządkowane ustawienie działań, które mają być prowadzone. Określa granice, w których firma powinna działać. To umożliwia przedsiębiorcom skoncentrowanie się na tych sprawach, które są rzeczywiście istotne i ważne dla sukcesu biznesu.
Elementy planowania
Planowanie jako proces menedżerski składa się z następujących elementów lub składników:
1. Cele
Istotnym zadaniem planowania jest określenie celów przedsiębiorstwa. Wszystkie prace planistyczne powinny jasno precyzować cele, które mają być realizowane.
2. Prognozowanie
Jest to analiza i interpretacja przyszłości w odniesieniu do działań i pracy przedsiębiorstwa. Prognozowanie w biznesie odnosi się do analizy danych statystycznych i innych informacji ekonomicznych, politycznych i rynkowych. Wszystko to w celu zmniejszenia ryzyka związanego z podejmowaniem decyzji biznesowych i planów długoterminowych.
3. Polityka
Planowanie wymaga również ustanowienia polityki dla łatwej realizacji celów biznesu. Polityka to oświadczenia lub zasady, którymi kierują się menedżerowie podczas podejmowania decyzji.
4. Procedury
Sposób, w jaki każda praca musi być wykonana, jest wskazany przez ustanowione procedury. Procedury nakreślają serię zadań dla określonego sposobu działania. Może wystąpić pewne zamieszanie między polityką a procedurami.
5. Reguły
Reguła określa niezbędny sposób postępowania w określonej sytuacji. Działa jako przewodnik i jest zasadniczo w naturze decyzji podjętej przez organ zarządzający. Decyzja ta oznacza, że należy podjąć określone działanie w odniesieniu do konkretnej sytuacji. Reguły narzucają sztywny sposób postępowania w różnych działaniach biznesowych, bez możliwości odstępstw i dowolności.
6. Programy
Programy to precyzyjne plany działania realizowane w odpowiedniej kolejności zgodnie z celami, polityką i procedurami. Prowadzą więc do konkretnego przebiegu powiązanych ze sobą działań dla osiągnięcia celu.
7. Budżety
Budżet oznacza oszacowanie ludzi, pieniędzy, materiałów i sprzętu w ujęciu liczbowym. Wymagany jest on do realizacji planów i programów. Tak więc planowanie i budżetowanie są ze sobą powiązane. Budżet wskazuje wielkość programu i obejmuje przychody i rozchody, nakłady i wyniki. Służy również jako bardzo ważne urządzenie kontrolne poprzez pomiar wydajności w stosunku do ustalonych celów.
8. Projekty
Projekt jest planem jednorazowego użytku. Stanowi część programu ogólnego. Jest to forma pracy, która musi być wykonana w związku z programem ogólnym. Tak więc pojedynczy krok w programie jest ustalany jako projekt. Na ogół w planowaniu projektu przewiduje się również specjalny zespół zadaniowy.
9. Strategie
Strategie to urządzenia formułowane i przyjmowane z punktu widzenia konkurencji. Również z punktu widzenia pracowników, klientów, dostawców i rządu. Strategie mogą być zatem wewnętrzne i zewnętrzne.
14 ważnych zasad planowania
Poniżej prezentujemy podstawowe zasady planowania.
1. Zasada zaangażowania
Oznacza to, że pewne zasoby muszą być zaangażowane lub przyrzeczone dla celów planowania. Planowanie nie jest łatwym zadaniem. Tak więc, niezbędna pomoc ma być podjęta od ekspertów. Przedsiębiorstwo musi być gotowe do wyczerpania dostępnych zasobów dla osiągnięcia planu.
2. Zasada czynnika ograniczającego
Plan obejmuje zróżnicowane czynniki o różnym znaczeniu. Zasada ta oznacza, że większy nacisk należy położyć na ten czynnik, który jest rzadki, ograniczony w dostawie lub niezwykle kosztowny. Pomoże to w wyborze najkorzystniejszej alternatywy.
3. Zasada refleksyjnego myślenia
Planowanie, będąc działalnością intelektualną, opiera się na racjonalnych rozważaniach. Te obejmują refleksyjne myślenie, które oznacza rozwiązywanie problemów poprzez proces myślowy – proces, przez który przeszłe doświadczenia są nakładane na fakty obecnej sytuacji i możliwe przyszłe trendy. Nikt nie może być planistą, jeśli nie ma aktywnego umysłu, nie posiada zdolności deliberacji i silnego zmysłu osądu.
4. Zasada elastyczności
Chociaż plan jest przygotowywany po refleksyjnym namyśle, nie oznacza to, że w trakcie jego działania nie można zrobić żadnego odstępstwa. Plan powinien być tak przygotowany, aby istniały wystarczające możliwości jego zmiany od czasu do czasu. Zmiany muszą być koniecznie dokonane w planie dla uwzględnienia nowych zjawisk, które mogą mieć miejsce w trakcie działania planu.
5. Zasada przyczyniania się do realizacji celów przedsiębiorstwa
Przygotowuje się główny plan, który jest wspierany przez wiele planów pochodnych. Ale wszystkie plany muszą w pozytywny sposób przyczyniać się do osiągnięcia celów przedsiębiorstwa.
6. Zasada efektywności
Plan powinien być wykonany efektywnie, aby osiągnąć cele przedsiębiorstwa przy minimalnych kosztach i najmniejszym wysiłku. Musi również osiągać lepsze wyniki przy minimalnej ilości nieoczekiwanych zdarzeń. Dlatego należy zauważyć, że to, co jest oczekiwane, prawdopodobnie zostanie osiągnięte.
7. Zasada wyboru alternatyw
Planowanie jest w zasadzie problemem wyboru. Istotą planowania jest wybór spośród alternatywnych kierunków działania. Nie ma potrzeby planowania, jeśli istnieje tylko jeden sposób na zrobienie czegoś. Przy wyborze spośród alternatyw, najlepszą będzie ta, która przyczynia się do skutecznego osiągnięcia pożądanego celu.
8. Zasada planowania Założenia
Plan jest przygotowywany na tle pewnych fundamentów lub podstaw zwanych „Założeniami Planowania”. Musi być zupełna zgoda wśród kierowników w odniesieniu do planistycznych przesłanek nad którymi opiera się struktura planu.
9. Zasada Timing and Sequence of Operations
Timing i sekwencja operacji określają czas rozpoczęcia i zakończenia każdej pracy według jakiegoś określonego harmonogramu. Nadają praktyczny i konkretny kształt oraz formę wykonania pracy.
10. Zasada zapewnienia uczestnictwa
Aby zabezpieczyć udział pracowników z całym sercem współpracujących przy wykonywaniu planu, konieczne jest, aby plan został im przekazany i w pełni wyjaśniony. To zrozumienie stanowi podstawę do przekazania pracownikom dodatkowej wiedzy o nowych faktach i sprawach. Jest to potrzebne do poprawy jakości planowania. Zapewnia również zobowiązanie personelu przedsiębiorstwa do wykonania planu poprzez indywidualne i wspólne uczestnictwo.
11. Zasada powszechności
Chociaż główna funkcja planowania jest powierzona kierownictwu najwyższego szczebla, nie jest ona ograniczona tylko do niego. Jest to funkcja każdego kierownika na każdym szczeblu organizacji.
12. Zasada planowania strategicznego
Planowanie strategiczne jest niezbędne tam, gdzie występuje konkurencja. Przygotowuje się je w świetle tego, co zamierzają zrobić konkurenci. Planiści muszą brać pod uwagę strategie konkurencyjnych organizacji.
13. Zasada innowacyjności
Dobry system planowania powinien reagować na możliwości innowacji. Innowacja polega na tworzeniu czegoś nowego dla zwiększenia zadowolenia konsumentów. Innowacje osiąga się poprzez badania i rozwój.
14. Zasada kontynuacji działań
W trakcie realizacji planu pewne przeszkody mogą pojawić się w połowie drogi, a planowanie może wymagać rewizji, zmiany lub korekty. Dlatego w samym procesie planowania musi istnieć system follow-up. Pozwala to na wprowadzanie w porę zmian w planowaniu i czyni je bardziej efektywnym.
Planowanie tak w życiu, jak i w biznesie jest niezwykle ważne. Bez planowania ani rusz.