Na czym polega filozofia Kaizen i jakie są jej zasady?

Kaizen, wywodzący się od japońskich słów oznaczających zmianę (kai) i dobro (zen), opiera się na filozoficznym przekonaniu, że wszystko można ulepszyć. Podczas gdy w przypadku status quo pewien proces byłby postrzegany jako działający bez zarzutu, Kaizen analizuje, w jaki sposób ten sam proces można z czasem dostroić i ulepszyć.

Tam, gdzie inne modele dążą do szybkich zmian i natychmiastowych rezultatów, Kaizen stosuje podejście „powoli i systematycznie”. Wprowadzane zmiany mogą być tak małe, że na pierwszy rzut oka mogą być niezauważalne. Ale to właśnie te stopniowe ulepszenia z czasem przynoszą ogromne zmiany.

Ponieważ Kaizen jest bardziej filozofią niż skodyfikowanym narzędziem, można ją stosować w wielu metodach doskonalenia procesów. W firmie stosującej się do tej koncepcji wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za identyfikację braków i nieefektywności, a wszyscy – na wszystkich poziomach – sugerują, gdzie można wprowadzić usprawnienia.

Zasady Kaizen

U podstaw Kaizen leży szereg zasad opracowanych w celu optymalizacji sposobu myślenia i postawy wszystkich pracowników firmy. Zasady te są następujące:

1. Porzuć założenia.
2. Bądź proaktywny w rozwiązywaniu problemów.
3. Nie akceptuj status quo.
4. Porzuć perfekcjonizm i wprowadź iteracyjne, adaptacyjne zmiany.
5. Szukaj rozwiązań, gdy znajdziesz błędy.
6. Stwórz środowisko, w którym każdy czuje się uprawniony do wniesienia swojego wkładu.
7. Nie akceptuj oczywistych problemów; pytaj „dlaczego” i docieraj do pierwotnej przyczyny.
8. Zbieraj informacje i opinie od wielu osób.
9. Wykorzystuj kreatywność do znajdowania tanich, małych usprawnień.
10. Nigdy nie przestawaj wprowadzać ulepszeń.

Jakie są korzyści z Kaizen?

Większa praca zespołowa i poczucie odpowiedzialności.

Dając pracownikom swobodę w proponowaniu pomysłów, zespoły biorą odpowiedzialność za swoją pracę jako grupa. Praca zespołowa leży u podstaw Kaizen, tworząc atmosferę pracy, która jest satysfakcjonująca dla wszystkich. A kiedy problemy są rozwiązywane wspólnie, wzrasta poczucie ducha zespołowego. Pozwala to na rozwój relacji. Zadania są wykonywane ze świeżym spojrzeniem.

Większe zaangażowanie pracowników

W rezultacie pracownicy stają się aktywnie zaangażowani w działalność firmy. Bardziej zaangażowana siła robocza oznacza efektywne procesy, mniejszą rotację pracowników i środowisko, w którym każdy pomysł jest źródłem innowacji. Gdy pracownicy są zaangażowani, ma to pozytywny wpływ na wyniki firmy. Zwiększa się zadowolenie zarówno pracowników, jak i klientów.

Wraz ze wzrostem zaangażowania wzrasta także wydajność pracy. Gdy pracownicy wiedzą, że ich sugestie odgrywają ważną rolę w firmie, może to mieć ogromny wpływ na całokształt jej działalności.

Mniej zmarnowanych zasobów – filozofia Kaizen

Skupiając się tylko na tym, co istotne, nieistotne części procesów biznesowych odchodzą na bok. Kaizen zachęca wszystkich do identyfikowania problemów, analizowania ich, znajdowania przyczyn i proponowania alternatywnych rozwiązań. Takie ciągłe zmiany usprawniają każdy proces i oznaczają mniej nadwyżek.

Większa efektywność

Odcięcie tego biznesowego tłuszczu tworzy szczuplejszy, bardziej zwarty statek o znacznie poprawionej wydajności. Toyota, znany zwolennik Kaizen, stosuje tę filozofię, aby skłonić swoich pracowników do budowania samochodów ze ścisłą precyzją, zaczynając od treningu pamięci mięśniowej. W rezultacie samochody schodzą z linii produkcyjnej z szybkością i dokładnością.

Błyskawiczne rozwiązywanie problemów

W środowisku Kaizen problemy są rozwiązywane bezpośrednio. Decyzje i alternatywy są proponowane natychmiast. Takie proaktywne podejście skraca czas realizacji i sprawia, że produkcja i procesy wracają na właściwe tory. A to, co zaczyna się jako rozwiązania tymczasowe, może równie dobrze stać się trwałymi zmianami w dalszej części linii produkcyjnej.

Poprawa bezpieczeństwa

Ponieważ Kaizen oczyszcza fizyczną i psychiczną przestrzeń umysłu każdego pracownika, zapewnia również bezpieczeństwo środowiska pracy. Wdrażanie pomysłów służących uporządkowaniu obszarów, w których pracują pracownicy, zapewnia większą kontrolę nad sprzętem i procesami. Dzięki temu można ograniczyć liczbę urazów związanych z wypadkami, które mogą mieć negatywny wpływ na produkcję, np. pracownicy muszą brać wolne w pracy, aby poradzić sobie z nagłymi przypadkami medycznymi.

Jak wygląda cykl Kaizen? Koncepcja procesu

Kolejnym z założeń Kaizen jest skupienie się na ciągłości. Dlatego po zidentyfikowaniu problemów i stworzeniu rozwiązań są one wprowadzane w życie, a następnie poddawane cyklicznym testom, aby sprawdzić, czy w odpowiedni sposób rozwiązują problem.

Cykl ciągłego doskonalenia przebiega następująco:

1. Zidentyfikuj problemy: Po otrzymaniu informacji zwrotnej od pracowników, stwórz listę problemów i zacznij identyfikować możliwości, które mogłyby rozwiązać te problemy.
2. Tworzenie rozwiązań: Zachęć pracowników do zaproponowania kreatywnych rozwiązań problemów. Należy podkreślić, że na tym etapie nic nie jest wykluczone, więc każdy pomysł powinien być mile widziany. Wybierz rozwiązanie (lub rozwiązania), które Twoim zdaniem najlepiej rozwiąże problem.
3. Przetestujcie rozwiązanie: Wdróżcie wybrane rozwiązanie i dopilnujcie, aby każdy zrobił to, co do niego należy.
4. Przeanalizuj wyniki: W różnych odstępach czasu należy sprawdzać, jak przebiega wdrażanie rozwiązania, planując, kto będzie punktem kontaktowym i jak utrzymać zaangażowanie osób na poziomie lokalnym. Określ, na ile zmiana okazała się skuteczna.
5. Standaryzacja: Jeśli wyniki były pozytywne, należy przyjąć rozwiązanie w całej firmie.
6. Powtórzenie: Przyjrzyj się temu, co jeszcze było na Twojej liście i powtórz powyższe sześć kroków.

Jak mogę zastosować Kaizen w praktyce?

Bez względu na to, czy wdrażasz Kaizen w całej firmie, w zespołach czy na poziomie osobistym, niektóre przypadki Kaizen mogą wymagać jasnego ukierunkowania. Jeśli wprowadzasz go z korzyścią dla zespołu lub firmy, będzie to wymagało przywództwa i zrozumienia, że kultura firmy może ulec zmianie z powodu wprowadzonych zmian.

Pomóc w tym może tworzenie schematów przepływu procesów i wdrożeń w celu wizualizacji bieżących procesów. W ten sposób można wykryć bardziej marnotrawne elementy, które nie wnoszą żadnej istotnej wartości do sposobu, w jaki procesy są realizowane. Wykorzystaj to jako okazję do zastanowienia się nad tym, jak się sprawy mają i co należy zrobić, aby wprowadzić usprawnienia w przyszłości. Początkowo może to być trudny lub drażliwy temat, ale krytyczne podejście do procesów jest ważnym elementem wprowadzania właściwych zmian.

Jako mała firma dobrze jest myśleć na małą skalę. Pozwól, aby każdy członek Twojego zespołu miał możliwość wypowiedzenia się. Być może wpadną na coś ważnego, co będzie miało wpływ na dalszy rozwój sytuacji.

Ponieważ Kaizen jest z natury inkluzywny, Twój zespół może nie być przyzwyczajony do tego rodzaju możliwości. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, nie chodzi o perfekcję. Przy wdrażaniu proponowanych usprawnień na pewno trzeba będzie stosować metodę prób i błędów. Oznacza to, że jeśli coś się nie uda, należy podkreślić, że nie należy nikogo obwiniać. Innowacje nie zawsze sprawdzają się za pierwszym razem, chodzi o iteracje i ulepszenia – dwie rzeczy, które Kaizen uważa za kluczowe w przypadku zmian.